Hammarby IF FF är som många andra föreningar berättigad till det ekonomiska stöd som utgår genom det s.k. LOK-stödet (förkortning för Statligt Lokalt aktivitetsstöd). För att kunna erhålla detta stöd är det viktigt att ni som ledare rapporterar in den närvaro som spelare och ledare har på lagets samtliga aktiviteter. Detta stöd är viktigt för att Föreningen ska kunna utveckla verksamheten. Närvarorapporteringen skickar Föreningen sedan in tillsammans med ansökan av bidraget två gånger per år. Det sker strax efter årsskiftet som avser perioden juli-december samt strax efter sommaren för perioden januari-juni. Det är viktigt att ni meddelar er sportchef när ni är klara med rapporteringen av dessa perioder, för januari-juni ska rapporteringen vara klar senas 31 juli och perioden juli-december ska vara klar senast 31 januari. Här nedan följer en kort beskrivning hur du arbetar med närvarorapporteringen och olika saker man bör tänka på.

För att kunna rapportera in närvaron behöver ni först lägga upp träningar, matcher mm (dvs lagets alla inplanerade aktiviteter) i lagets kalender. När du är inloggad som ledare i Sportadmin (inloggningsuppgifter erhåller ni av Sportchefen i er åldersgrupp) går ni in under fliken "Kalender" och klickar på Lägg till aktivitet. Då öppnas en ny sida där ni fyller i de val som ni behöver göra för att skapa en aktivitet. När ni är klara med alla inställningar trycker ni på spara och då hamnar alla aktiviteter på lagets kalender som ni kan tipsa föräldrarna att ta del av. Vi tipsar gärna er ledare att använda SportAdmins mobilapp som är ett bra verktyg gällande rapportering av närvaro mm.

Följande punkter är bra att tänka på när ni skapar en aktivitet samt rapporterar närvaro för dessa

• Aktivitetens längd måste vara minst 60 minuter (även om en match är 2x20 minuter får man räkna in tiden man samlas inför och efter en match).
• Aktivitetens art behöver inte alltid vara match, träning, cuper eller läger. Även andra sociala aktiviteter godkänns som LOK-stöd därför ska även dessa       rapporteras in på samma sätt som en träning.
• Rutan för "LOK-aktivitet" ska bockas för när ni skapare en aktivitet. Om ni skapar en aktivitet för ett föräldramöte ska ni inte bocka i denna ruta, eftersom det inte är några barn närvarande.
  
• Minst 1 ledare över 13 år samt minst 3 deltagande spelare ska närvara vid aktiviteterna.
• Alla sammankomster/aktiviteter ska bekräftas på hemsidan eller via mobil-appen för att de ska bli godkända. Detta görs genom att bocka i rutan ”Bekräfta” under fliken ”Närvaro” och vidare till ”Rapportera närvaro” i SportAdmin.
• Alternativet ”Flerdagsaktivitet” går bra att använda vid tex cuper eller läger mm. MEN, då är det viktigt att man skapar en aktivitet per dag under samma period som ”Flerdagsaktiviteten” pågår. Dvs om en cup pågår i tre dagar ska man också skapa aktiviteter för alla dessa tre dagarna. Detta måste göras för att Föreningen ska bli berättigad till LOK-stödet.
• Ibland kan det i ”Rapportera närvaro”-fliken finnas felmeddelanden i form av (1) eller !!, håll muspekaren över dessa symboler så syns det som man måste justera för att aktiviteten ska bli godkänd för LOK-stödet. Det kan finnas situationer där det är helt ok med dessa felmeddelanden. Det kan vara om man har två aktiviteter samma dag, tex två matcher på samma dag i en cup mm. Ett annat tillfälle kan vara ett föräldramöte som inte är LOK-stödberättigat. Man är nämligen endast berättigad till en aktivitet per dag, om så är fallet kan man bortse från dessa dagar. Samma sak gäller om ett lag lånar en spelare från ett annat lag som gör sin andra aktivitet för dagen och då syns felmeddelande att personen endast kan få LOK-stöd för en av aktiviteterna. Det som man ska hålla utkik efter är att inga dagar får vara rödmarkerade då är det ett fel som måste åtgärdas.
• För att ändra en aktivitet så de uppfyller LOK-stöd eller annan information som ni vill ändra klickar man på pennan längst ned i ”Rapportera närvaro” under ledarnas namn. När man gör det kommer man till aktivitetens grundinställningar som man kan ändra det som behövs.

Detta är några bra punkter att tänka på i ert dagliga arbete med närvarorapporteringen. Om ni behöver hjälp med närvarorapportering mm går det bra att kontakta Daniel via mejl daniel.karlsson@hammarbyfotboll.se.